Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en onze (wettelijke) taken uit te kunnen voeren, heeft de gemeente Ameland een aantal persoonsgegevens over je nodig. Deze gegevens worden vervolgens verwerkt.
Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens, omdat wij de bescherming van jouw persoonsgegevens uiterst belangrijk vinden. Wij vinden het tevens belangrijk om duidelijk en transparant te zijn over deze gehele verwerking. Daarom hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. Hierin vind je alle informatie over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Deze informatie hebben we ook uitgebreid vastgelegd in ons privacybeleid.
Wat persoonsgegevens zijn en waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect iets over jou zeggen. Denk aan jouw naam, BSN en telefoonnummer. Deze gegevens verwerken wij om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en onze (wettelijke) taken uit te kunnen voeren. Wij verwerken de gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor ze verkregen zijn.
Welke gegevens wij verwerken
De gemeente verwerkt voor verschillende processen gegevens over jou. Bijvoorbeeld wanneer je een nieuw paspoort of een vergunning aanvraagt. Het is afhankelijk van het proces welke gegevens er worden verwerkt. Je kunt denken aan naam, adres, BSN en soms ook medische gegevens.
In ons verwerkingsregister staat per proces beschreven welke persoonsgegevens de gemeente over jou verwerkt.
Gronden voor de gegevensverwerking
De gemeente mag persoonsgegevens niet zomaar verwerken. Dit mag alleen op basis van een wettelijke grondslag. In de Algemene verordening gegevensbescherming zijn deze grondslagen vastgelegd.
Algemene verordening gegevensbescherming
toestemming. Je geeft toestemming aan ons om jouw gegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor het ontvangen van onze nieuwsbrieven;
overeenkomst. Het verwerken van jouw gegevens is nodig om een overeenkomst met jou te kunnen sluiten, bijvoorbeeld wanneer je een pand van ons huurt;
wettelijke verplichting. De wet verplicht ons om jouw gegevens te verwerken, bijvoorbeeld om een uitkering uit te betalen;
vitaal belang. Het verwerken van jouw gegevens is noodzakelijk om jouw vitaal belang te kunnen behartigen, bijvoorbeeld wanneer je een hartstilstand krijgt in het stadhuis;
taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag. In sommige gevallen zijn wij verplicht om gegevens over jou te verwerken om een taak van algemeen belang of openbaar gezag te vervullen. Je kunt denken aan het bestrijden van (allerlei vormen van) overlast;
gerechtvaardigd belang. Soms verwerken wij gegevens om gerechtvaardigde belangen van de gemeente te behartigen, bijvoorbeeld in het kader van onze bedrijfsvoering.
Hoe wij aan de gegevens komen
De meeste gegevens verkrijgen wij rechtstreeks van jou. Daarnaast kunnen gegevens via andere partijen (waarbij wij uiteraard de wettelijke voorschriften in acht nemen) en via openbare bronnen worden verkregen.
Met welke partijen de gegevens (kunnen) worden gedeeld
Voor de uitoefening van onze taken en verantwoordelijkheden werken wij samen met partners buiten de organisatie van de gemeente. Het gaat om zowel andere overheidsinstanties als private partijen. In sommige gevallen wisselen wij ook persoonsgegevens uit met die organisaties. Wij maken dan altijd schriftelijke afspraken met elkaar over de gegevensuitwisseling.
Wie er toegang hebben tot de gegevens
De gemeente draagt er zorg voor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor functionarissen die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. De gemeente kan ook gebruik maken van diensten van derden. Dit kan zijn door externe krachten die de gemeente ondersteunen bij het uitvoeren van haar taken, externe partijen waaraan de gemeente taken (deels) heeft uitbesteed, of in samenwerkingsverbanden waarbinnen taken in samenwerking met andere partijen worden opgepakt.
Er worden altijd schriftelijke afspraken gemaakt over de uitwisseling van en de omgang met de persoonsgegevens.
Wat wij doen om jouw gegevens te beschermen
Wij treffen verschillende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen staan uitgebreid beschreven in ons informatiebeveiligingsbeleid. Dit beleid wordt regelmatig aangepast aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen. Voor meer informatie hierover kun je ons informatiebeveiligingsbeleid raadplegen.
Hoe wij omgaan met cookies
De gemeente maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over de cookies kun je onze cookieverklaring raadplegen.
Welke bewaartermijnen wij hanteren
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Maar soms zijn wij verplicht om je persoonsgegevens langer te bewaren als een specifieke wet dit bepaalt. Denk bijvoorbeeld aan de Archiefwet. De gegevens zullen dan na het verstrijken van die bewaartermijn worden verwijderd.
Welke rechten je hebt
Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming beschik je over een aantal rechten om controle te blijven behouden over jouw persoonsgegevens. Het gaat om de volgende rechten:
geïnformeerd worden over de wijze waarop de persoonsgegevens worden verwerkt;
de gegevens die de gemeente verwerkt inzien;
de persoonsgegevens aanvullen en/of wijzigen;
de persoonsgegevens laten verwijderen;
de verwerking van de persoonsgegevens laten verminderen;
de persoonsgegevens over laten dragen (bijvoorbeeld aan een andere gemeente);
bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;
de gegeven toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens intrekken.
Wanneer je je rechten wilt uitoefenen, kun je een verzoek bij ons indienen door telefonisch contact op te nemen of door een e-mail te versturen naar info@ameland.nl. Er kan ook een brief per post worden verstuurd. Wij doen uiteraard ons uiterste best om gevolg aan je verzoek te geven, maar soms is dit niet altijd mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die wij niet mogen verwijderen, omdat wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.
Wij zullen binnen twee weken en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek informatie geven over het gevolg dat wij aan het verzoek geven. Deze termijn kan, indien nodig, met twee maanden verlengd worden wanneer wij bijvoorbeeld veel verzoeken tegelijk binnen hebben gekregen of het verzoek complex is. Wij zullen je uiteraard altijd tijdig op de hoogte stellen wanneer dit het geval is.
Klachten en vragen
Als je vragen of klachten hebt over de manier waarop de gemeente met jouw persoonsgegevens omgaat, dan je kun ons bellen, e-mailen of een brief versturen. Onderaan deze privacyverklaring tref je de contactgegevens aan.
Is jouw vraag of klacht niet of niet voldoende beantwoord of wil je vertrouwelijke zaken bespreken, dan kun je contact opnemen met onze Functionaris voor gegevensbescherming via fg@leeuwarden.nl. Je kunt ook een brief versturen naar:
- Functionaris voor gegevensbescherming
- Postbus 21000
- 8900 JA Leeuwarden
Mocht je, na behandeling van jouw klacht of verzoek, het niet eens zijn met het resultaat, dan kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie hierover vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijziging van deze privacyverklaring
Wanneer wij deze privacyverklaring willen wijzigen, zullen wij dit minstens twee weken van tevoren aankondigen op onze website. Het is daarom noodzakelijk dat je de website regelmatig bezoekt zodat je op de hoogte blijft over hoe wij met jouw persoonsgegevens en privacy omgaan.
- Gemeente Ameland
- Jelmeraweg 1
- 9162 EA Ballum
- Postadres: Postbus 22, 9160 AA Hollum
- Centraal telefoonnummer: (0519) 555 555
- Website: www.ameland.nl
- E-mail: info@ameland.nl
